Automazione dei processi aziendali: togliere il lavoro che si ripete

Il lavoro che si ripete ha una forma riconoscibile

Qualcuno riscrive a mano un dato che esiste già da un'altra parte. Qualcuno controlla una casella per vedere se è arrivato qualcosa. Qualcuno manda lo stesso messaggio a mano dieci volte al giorno. Qualcuno copia da un modulo a un foglio, e dal foglio al gestionale.

Ogni volta che una di queste frasi descrive una tua giornata, lì c'è un'automazione che si ripaga. Quando invece la risposta è "dipende, ogni caso è diverso", quasi sempre conviene lasciare a mano.

Si comincia dal contare, non dal comprare

La domanda giusta non è quale strumento usare, è quante volte al mese succede e quanti minuti costa ogni volta. Da quel numero si capisce subito se vale la pena, e in parecchi casi la risposta è no: è una mezz'ora al mese e va bene così.

Negli altri si automatizza una cosa sola, si guarda per un mese se il conto torna, e solo dopo si passa alla seconda. I progetti che partono automatizzando dieci cose insieme finiscono con dieci cose che nessuno si fida di usare.

Esempi che vediamo tutti i giorni

Il modulo del sito che scrive direttamente nel gestionale invece di mandare un'email che qualcuno ricopia. Il promemoria dell'appuntamento che parte da solo la sera prima e riduce le assenze. La richiesta di recensione che parte due giorni dopo il lavoro finito. Il documento che arriva e viene archiviato dove deve stare, con il nome giusto, senza che nessuno lo trascini a mano.

Automazione e intelligenza artificiale non sono la stessa cosa

L'automazione sposta dati e fa partire azioni: è idraulica, ed è la parte che ripaga più in fretta. L'intelligenza artificiale serve quando il passaggio richiede di capire un testo o di rispondere a qualcuno, e ne abbiamo scritto nella pagina intelligenza artificiale per aziende. Nelle aziende piccole conviene quasi sempre cominciare dalla prima.